Conform H.G. nr. 905/2017 privind Registrul General De Evidență A Salariaților (Revisal), fiecare angajator are obligația de a întocmi un dosar personal pentru fiecare dintre salariații încadrați cu contract individual de muncă și de a-l păstra în bune condiții la sediul angajatorului sau, după caz, la sediul secundar dacă este delegată competența încadrării personalului prin încheierea de contracte individuale de muncă, precum și de a-l prezenta inspectorilor de muncă, la solicitarea acestora.

Dosarul personal al salariatului trebuie să cuprindă cel puțin următoarele documente:

1. actele necesare angajării:– copie a cărții de identitate/pașaport sau dovada de rezidență;– copii ale actelelor de studii;
   – avizul medicului de medicina muncii (fișa de aptitudine). Aici trebuie să specificăm că o persoană poate fi încadrată în muncă numai în baza unui certificat, care constată faptul că cel în cauză este apt pentru prestarea muncii. Nerespectarea acestei prevederi atrage nulitatea contractului individual de muncă;
   – copii ale certificatului de naștere/căsătorie;
   – copii ale certificatelor de participare la cursurile de instruire sau perfecţionare. Subliniem faptul că aceste documente trebuie prezentate în copii simple, nu legalizate la notar sau alte instituții.
2. contractul individual de muncă, însoţit de oferta de angajare și fişa postului– contractul individual de muncă se incheie în formă scrisă, anterior începerii activității de salariat. Angajatorul este obligat ca, anterior începerii activității, să înmaneze salariatului un exemplar din contractul individual de muncă. Primirea la muncă a unei persoane fără încheierea contractului individual de muncă în formă scrisă, în ziua anterioară începerii activității reprezintă muncă nedeclarată și se sancționează.– fişa postului este un alt document care trebuie să se regăsească în mod obligatoriu la dosarul de personal al salariatului. Aceasta trebuie să conțină elemente precum condițiile de lucru, cerințele necesare pentru ocuparea postului, responsabilitățile angajatului, alături de sarcinile specifice, standardele de performanță și modalitățile de recompensare.
3. actele adiționale și acte referitoare la modificarea, suspendarea și încetarea contractelor individuale de muncă– orice modificare a contractului individual de muncă se face doar prin acordul părților în baza unui act adițional.– suspendarea și încetarea contractelor individuale de muncă se fac în baza unor decizii de suspendare sau încetare a activității. Angajatorul are obligația de a întocmi aceste documente și de a înmana un exemplar din acestea salariatului.
4. alte documente– cererile angajatului de efectuare a zilelor de concediu (de odihnă sau fără plată);– declaraţia pe propria răspundere privind norma de bază, casa de sănătate unde este arondat;
   – declaraţia pe propria răspundere privind persoanele aflate în întreţinere pentru acordarea deducerii personale precum și copii ale cărții de identitate sau certificatul de naștere ale acestora.

La solicitarea scrisă a salariatului sau a unui fost salariat, angajatorii sunt obligați să îi elibereze acestuia copii ale documentelor existente în dosarul personal, în termen de 15 zile lucrătoare de la data solicitării. Documentele sunt eliberate în copie certificată pentru conformitate cu originalul de către reprezentantul legal al angajatorului sau de persoana împuternicită de angajator.

Dosarele personale ale fiecărui salariat se vor păstra în condiţii care să asigure securitatea datelor, precum şi păstrarea lor îndelungată şi corespunzătoare conform Legii Arhivelor Naționale.

‍