Externalizarea serviciilor de resurse umane reprezintă unul dintre cei mai importanți pași pe care un antreprenor îi poate face pentru binele companiei sale, iar despre acest lucru am discutat într-un articol anterior, explicând avantajele externalizării. Totuși, înainte de a apela la un astfel de serviciu, este important să cunoști și ceea ce presupune aceasta externalizare a serviciilor, astfel încât să ai certitudinea că ele acoperă cerințele sau solicitările tale.

Externalizarea serviciilor de resurse umane presupune mai înainte de orice să delegi răspunderea gestionării aspectelor ce țin de forța de muncă, unei firme specializate externe, care să le mențină într-o evidență foarte strictă. Noi, specialiștii Upline HR, avem o procedură proprie de lucru, specifică activității noastre, prin care putem justifica serviciile pe care le oferim atunci când suntem contactați în vederea elaborării unei oferte. Procedura oferă un traseu complet, pe înțelesul antreprenorului, care știe astfel ce presupune să lucreze cu noi pe segmentul resurselor umane.

Ce oferă un serviciu extern de resurse umane?

Procedura de lucru în cadrul externalizării serviciilor de resurse umane începe, așa cum este de așteptat, cu demararea procesului de angajare a persoanei acceptate pentru un anumit post. Astfel, documentele angajatului, împreună cu documentația aferentă postului, reprezintă punctul de plecare, urmând ca pe baza acestor documente să fie realizat contractul de muncă și fișa postului. Odată semnat de către angajat, contractul se întoarce la departamentul de resurse umane, urmând a fi transmis și înregistrat în REVISAL.

Din acest moment, angajatul se află în evidențele serviciului de resurse umane, iar fiecare modificare a contractului trebuie semnalată, astfel încât aceasta să poată fi făcută în timp util și transmisă către autoritățile competente. Același lucru se întâmplă și în cazul suspendării sau încetării unui contract de muncă, deoarece orice modificare a statutului angajatului trebuie notificată, conform legii. Angajatorul are obligația să transmită aceste informații către departamentul de resurse umane, astfel încât specialiștii să poată reacționa cu promptitudine.

Un serviciu extern de resurse umane se ocupă și de eliberarea adeverințelor (adeverințe de venit, adeverințe medicale, etc.), dar și de întocmirea documentelor privind cercetarea disciplinară, ca urmare a unor abateri ale angajaților, semnalate și constatate de către angajator.

Tot serviciul de resurse umane este și cel care se va ocupa de salarizare, având în vedere însă datele transmise de către angajator, cele care au la bază dealtfel statisticile în ceea ce privește pontajele, concediile sau perioadele de suspendare. Astfel, în sarcina departamentului extern de resurse umane vor intra următoarele atribuții: realizarea statelor de plată, redactarea fluturașilor de salariu, la cererea angajatorului, realizarea listei tichetelor de masă, acolo unde este cazul, realizarea notei contabile și operarea ordinelor de plată, acolo unde este cazul. Angajatorul are obligația de a verifica acuratețea datelor, urmând să transmită o confirmare în acest sens, după care serviciul de resurse umane se ocupă de depunerea declarațiilor aferente, urmând ca la finalul lunii consultantul în resurse umane să pună la dispoziția clientului raportul cu activitatea din luna respectivă.

Externalizarea serviciului de resurse umane devine așadar importantă având în vedere multitudinea de operațiuni ce trebuie întreprinse în vederea funcționării legale a unei companii din punct de vedere al resurselor umane, iar colaborarea continuă cu angajatorul reprezintă un sine qua non al lumii antreprenoriale.

‍